Какие документы ИП обязан хранить и сколько лет

ИП не ведёт бухгалтерский учёт, но обязан хранить документы, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов. При проверке налоговая может запросить их за несколько лет назад, и отсутствие документов приведёт к доначислениям и штрафам.

Сроки хранения

Документы	Срок хранения
Документы о регистрации ИП, ЕГРИП	постоянно, пока ИП действует
Налоговые декларации, КУДиР	5 лет
Первичные документы: договоры, акты, накладные, счета	5 лет
Банковские выписки	5 лет
Отчёты маркетплейсов	5 лет
Документы на основные средства	весь срок использования + 5 лет
Документы по убыткам на УСН 15%	весь период их переноса + 5 лет
Кассовые документы, карточка ККТ	5 лет
Кадровые документы (трудовые договоры, приказы)	50 лет (или 75 лет для документов до 2003 года)
Документы по зарплате	50 лет

Электронные документы

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, хранятся в электронном виде — печатать их не обязательно. Важно обеспечить доступ: при закрытии сервиса ЭДО или онлайн-бухгалтерии документы должны остаться у вас. Регулярно выгружайте архив.

После закрытия ИП

Обязанность хранить документы сохраняется и после закрытия ИП — налоговая может проверить последние три года деятельности. Кадровые документы при закрытии ИП передаются в архив. Подробнее о закрытии — в статье как закрыть ИП.

Что будет, если документов нет

• Расходы на УСН 15% без документов не учтут — налог будет больше.
• Штраф за непредставление документов — 200 ₽ за каждый.
• Отсутствие первичных документов и КУДиР — от 10 000 ₽.

Как организовать хранение

• Заведите папки по годам и типам документов.
• Сканируйте бумажные документы.
• Храните копии в облаке.
• Документы маркетплейсов выгружайте регулярно — см. отчёты маркетплейсов для налоговой.

Электронный архив: как устроить

• сканируйте бумажные документы сразу после получения;
• называйте файлы по шаблону: «2026-03-15_УПД_Поставщик_номер»;
• храните копии в двух местах — облако и внешний диск;
• раз в год выгружайте архивы из ЭДО и онлайн-бухгалтерии.

Что можно выбросить

Документы старше пяти лет, которые не относятся к основным средствам, убыткам и кадрам, можно уничтожить. Кадровые документы храните намного дольше.

Папка, в которой можно найти операцию

Используйте единый принцип названий: дата, контрагент, вид документа, номер. Рядом с договором храните приложения, закрывающие документы и относящиеся к ним платежи. Электронная подпись и исходный формат могут иметь значение, поэтому одного снимка экрана не всегда достаточно. Для разных групп документов уточняйте применимые сроки хранения отдельно; не удаляйте всё по одному общему правилу. Раз в несколько месяцев откройте резервную копию и попробуйте восстановить небольшой набор файлов. Наличие архива без проверенного доступа не гарантирует, что документы получится предъявить при необходимости.