УПД в 2026 году: электронные форматы и бумажные документы

С 2026 года прекращено действие прежних утверждённых электронных XML-форматов товарной накладной ТОРГ-12 и акта передачи результатов работ или услуг. Для формализованного электронного подтверждения отгрузки используется УПД. Бумажные акты и накладные этим изменением не отменены.

Определить свой способ обмена

Сначала выясните, что вы отправляете контрагенту: бумажный акт, скан, формализованный XML-документ или счёт-фактуру. Эти варианты имеют разные задачи. Изменение формата XML не означает, что каждый предприниматель обязан отказаться от бумаги и подключить ЭДО.

Если вы пользуетесь оператором ЭДО, проверьте версию формата в учётной программе и согласование с контрагентом. ФНС ссылается на формат УПД, утверждённый приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Обновление программы нужно проверить фактическим обменом, а не только сообщением об успешной установке.

Проверить назначение УПД

Документ может объединять сведения счёта-фактуры и первичного документа либо использоваться в соответствующей функции первичного документа. Выбор зависит от операции и налогового статуса. Сам факт применения УПД не делает бизнес плательщиком НДС и не означает, что в каждой строке нужно указать налог.

Уточните у бухгалтера функцию документа, реквизиты сторон, номенклатуру и полномочия подписантов. Если документы подписывают разные сотрудники, права на подпись должны соответствовать выполняемой функции. Не передавайте чужому человеку ключ своей электронной подписи.

Условный первый обмен

Небольшое агентство раньше отправляло формализованный электронный акт. Перед очередным закрытием услуг оно обновляет программу, создаёт тестовый документ без вымышленных продаж и согласует проверку с получателем. Задача — проверить формат, реквизиты, подписи и статусы, а не провести фиктивную хозяйственную операцию.

Проверьте, что получатель видит документ, может выполнить предусмотренные действия и что итоговый файл вместе с подписями сохраняется в архиве. Если контрагент использует другой оператор, уточните порядок взаимодействия операторов и настройки связи.

Что оставить в рабочей инструкции

Зафиксируйте, кто готовит документ, кто проверяет реквизиты, кто подписывает и кто следит за отказами или запросами уточнений. Ошибка формата и спор по содержанию — разные проблемы: исправление XML не решит разногласие по объёму выполненной работы.

Сохраняйте исходные файлы и подтверждения обмена. Для бумажного процесса продолжайте использовать надлежащие документы: отмена прежних электронных форматов сама по себе не запрещает бумажный акт.

Следующий вопрос

Продолжить разбор помогут материалы: Как открыть ИП в 2026 году: пошаговая инструкция; Самозанятый или ИП: что выбрать в 2026 году.

Источник для проверки фактуры: ФНС: электронные отгрузочные документы с 2026.